Tvorba dokumentov

Ku každej HR agende môžete nahrať vlastné dokumenty typu Word ako šablóny pre tlačové zostavy. V týchto Wordových dokumentoch môžete použiť Identifikátory políčok, napríklad {{record.datumskoleni}} a systém potom v okamihu exportu váš Wordový dokument naplní dátami daného záznamu z agendy Giritonu.

V Menu užívateľ - Správa - Vlastné agendy vyberte konkrétnu agendu, napríklad Evidencia majetku. Prepnite sa na kartu Zostavy a tlačidlom " + " pridajte nový dokument typu Word alebo zadajte URL adresu zdieľaného docx súboru (napríklad Dokumentu z Google Disku, ktorý má povolené zdieľanie, viď kapitola nižšie).

Automatické vyplnenie dokumentu

Váš Wordový dokument je možné v okamihu exportu naplniť dátami záznamu z danej agendy. Napríklad do vášho protokolu o BOZP školenia budete chcieť automaticky vyplniť meno zamestnanca, poprípade dátum školenia. Na to slúžia Identifikátory políčok. Pre každé políčko každej agendy vidíte Identifikátor políčka v karte Políčka agendy. Do dokumentu Word teda na miesto, kde chcete má byť dátum školenia, napíšete napr. {{record.datumskoleni}} . Keď potom v agende Školenia vyberiete nejaký záznam, kliknete na Tlač a vyberiete zostavu Protokol BOZP školenia, stiahne sa vám dokument Word automaticky naplnený dátami vybraného záznamu.

Týmto spôsobom môžete všetky vaše Wordové dokumenty pre pracovné zmluvy, dodatky, odovzdávacie protokoly, protokoly o BOZP alebo iných školeniach nahrať do Giritonu ako šablóny a následne ich sťahovať naplnené príslušnými dátami.

Vstupné políčka šablóny

Niektoré údaje je ale potrebné vyplniť až v okamihu exportu dokumentu. Napríklad na konci dokumentu býva "Podpísané v Prahe", ale čo vaša Brnenská pobočka? Preto sme pridali tzv. Vstupné políčka.

Ku každej šablóne si môžete pridať ľubovoľné Vstupné políčka rôznych typov (áno/nie, dátum, text, ...), na ktoré sa vás systém spýta pri každom vytvorení danej tlačovej zostavy. Napríklad k Odovzdávaciemu protokolu si pridáte Políčka "Podpísané v" (typu text), "Podpísané dňa" (typu dátum) a "Zástupca zamestnávateľa" (typu Užívateľ). Pri každom vytvorení odovzdávacieho protokolu sa vás potom Giriton na tieto údaje spýta. V šablóne potom pre takéto políčka použijete nie identifikátor {{record.podepsanoDne}} ale {{input.podpísanéDne}}, prefix "input" označuje vstupné políčka.

Funkcia "ak nie je zadané, použi inú hodnotu"

Napríklad na konci dokumentu býva sekcia "Podpísané v ...............". Ideálne použijete funkciu Vstupné políčka, takže vo wordovej šablóne bude uvedené "Podpísané v {{input.podpísanéV}}". Systém sa pri každom vytvorení dokumentu spýta na vstupné políčko "Podpísané v", kam užívateľ zadá napr. hodnotu "Brne".

Čo ak ale chcete niekedy hodnotu vyplniť a inokedy ponechať prázdnu? V prípade prázdnej hodnoty by ste potom radi vo vygenerovanom dokumente mali "Podpísané v ...............".

Práve na tieto účely slúži funkcionalita "ak nie je zadané, použi hodnotu". Do šablóny vložte text "Podpísané v {{input.podpísanéV?:'………………….'}}". Systém takýto riadok vyhodnotí tak, že "ak je políčko input.podpísané V zadané, vypíše sa jeho hodnota, inak sa vypíše hodnota za otáznikom a dvojbodkou, '………………….'.

Skrývanie odsekov

V niektorých prípadoch sa môže hodiť funkcia "skryť odsek" v závislosti na vstupných dátach. Napríklad v Predávacom protokole chcete schovať odsek povoľujúci využívanie odovzdané predmety mimo pracoviska, ale len v niektorých prípadoch.

Do Wordového dokumentu v takom prípade na celý odsek pridajte komentár, do ktorého vložíte {{block.removeIf(input.odnaseniZakazano)}} s tým, že vo vnútri okrúhlych zátvoriek bude výraz typu Áno/Nie, v tomto prípade sme použili hodnotu vstupného políčka " Odnášanie zakázané". Pri vytvorení dokumentu sa výraz vyhodnotí a celý odsek sa prípadne skryje.

Dokument Google ako šablóna

Ako šablónu pre tvorbu dokumentu môžete použiť váš dokument typu Word, do ktorého pridáte Identifikátory políčok danej agendy a nahráte ho do Giritonu. Keď bude neskôr nutné šablónu upraviť (napríklad pridať nový odsek do odovzdávacieho protokolu), Wordovú šablónu z Giritonu stiahnete, upravíte ju a znova ju do Giritonu nahráte.

Ako šablónu ale môžete použiť aj zdieľaný Google Dokument. Stačí, keď v Giritone - Menu užívateľ - Správa - Vlastné agendy - Zostavy kliknete na +, vyberiete voľbu URL adresa a zadáte URL adresu zdieľaného Google Dokumentu. Tú získate tak, že v okne s daným Google Dokumentom kliknete Zdieľať - Všetci kto majú odkaz - Skopírovať odkaz. Váš Google Dokument potom bude použitý ako šablóna rovnako, akoby šlo do dokument Word.