Digitálne podpisovanie dokumentov

V GIRITONE môžete ukladať aj dokumenty. Najčastejšie si napríklad k Užívateľovi nahráte PDF s pracovnou zmluvou alebo BOZP školením, alebo použijete funkciu Generovanie dokumentov, ktorá dokument najprv vygeneruje z vašej šablóny a potom uloží.

Tieto dokumenty môžete následne aj digitálne podpisovať, a to cez integráciu so službou Digisign. Vo webovej aplikácii GIRITON choďte do agendy Personalistika -> Dokumenty, vyberte požadované dokumenty daného užívateľa a kliknite na tlačidlo "Podpísať dokumenty".

Cena

Cena funkcie Digitálny podpis je 0.75 EUR bez DPH za jednu podpísanú obálku (v ktorej môže byť ako viac dokumentov, tak viac signatárov). Digitálne podpisy sú realizované cez službu DigiSign. Vo fakturácii za Giriton potom bude počet digitálne podpísaných dokumentov v danom mesiaci uvedený ako samostatná položka.

Aktivácia a nastavenie funkcie

Funkciu "Podpísať dokumenty" majú dostupnú používatelia, ktorí majú oprávnenie "Zasielanie požiadaviek na digitálny podpis". Najprv sa uistite, že užívateľom, ktorí majú mať možnosť zaslať dokumenty na digitálny podpis, majú toto oprávnenie udelené.

Predvolené voľby digitálnych podpisov môžete upraviť v Menu užívateľ -> Nastavenia -> Digitálne podpisovanie. Na tejto karte, ktorú vidia iba používatelia s oprávnením administrátor, môžete upraviť predvolené voľby pre digitálne podpisy.

Podpísanie dokumentov

Vo webovej aplikácii GIRITON choďte do agendy Personalistika -> Dokumenty (túto agendu budete mať k dispozícii iba ak máte oprávnenie "Zobrazovanie dokumentov"), k užívateľovi nahrajte nový dokument (čo môžete urobiť ak máte oprávnenie "Upravovanie dokumentov") a Uložte zmeny.

Vyberte jeden alebo viac dokumentov, ktoré si prajete digitálne podpísať a kliknite na tlačidlo "Podpísať dokumenty". Podpisovať je možné iba dokumenty typu PDF alebo DOCX (Word).

V tabuľke "Podpisujúci" môžete pridať viac užívateľov, ktorí majú dokument podpísať a tiež spôsob, akým bude týmto užívateľom výzva na podpis doručená (osobný email, pracovný email, SMS, ...).

Po kliknutí na "Odoslať obálku" bude užívateľom poslaný email so súbormi na podpis.

Vo chvíli, keď posledný užívateľ obálku podpíše, zmení sa stav obálky a všetkých dokumentov v nej na "Podpísané" a dané súbory v Giritone budú nahradené súbormi digitálne podpísanými, tzn. obsahujúcimi dáta o podpise všetkých podpisujúcich užívateľov.

Správne podpisovanie HR dokumentov

Pozor, pri väčšine HR dokumentov je nutné použiť osobný a nie firemný email zamestnanca. Pamätajte teda na to, aby v dialógu pre podpis dokumentu bol zvolený "Email osobný" a tiež aby u daného užívateľa bol v agende Personalistika -> Kontakt jeho osobný email vyplnený.