Import do HR agend

Záznamy HR agend je možné do GIRITONu vložiť hromadne. Import je k dispozícii pre všetky prednastavené agendy (Evidencia majetku, Kniha úrazov, Školenia a ďalšie), aj pre novo vytvorené agendy, ktoré je možné si zostaviť. Import záznamov je možné vykonať zo súborov CSV, Excel alebo automaticky z SQL databázy.

V Menu Užívateľ (Vaše meno vľavo hore) - Správa - Import dát je možné v niekoľkých krokoch vykonať import záznamov z formátu CSV alebo Excel. Import je možné navyše vykonávať opakovane (napríklad pre aktualizáciu dát), jednotlivé položky sa "spárujú" podľa identifikátora (osobné číslo zamestnanca, sériové číslo, číslo úrazu, apod). Zvolený identifikátor uľahčí situáciu pri opakovom importe, kedy rozpozná nové záznamy od už existujúcich.

V praxi tak môžete vykonávať import z CSV alebo Excelu napr. každý mesiac s tým, že systém vykoná iba aktualizáciu zmenených dát. Dôležité je iba to, aby ste vždy použili rovnaký identifikátor, cez ktorý sa dáta nahrajú a aktualizujú.

PRÍKLAD: V agende Evidencia majetku chcete vykonať import zhotoveného hardvéru. Vyplníte preto importný dokument. Pri párovaní zvolíte ako identifikátor Sériové číslo. Pri ďalšom importe tak opäť zvolíte ako identifikátor Sériové číslo.

Je dôležité dodržiavať nasledujúce parametre

  1. Jednotlivé informácie musia byť v samostatných stĺpcoch (napr. "Meno" a "Priezvisko" v dvoch samostatných stĺpcoch).
  2. Prítomnosť identifikátora, podľa ktorého spárujete informácie (osobné číslo zamestnanca, sériové číslo, číslo úrazu, apod).
  3. Každý stĺpec by mal mať vlastný názov, aby bolo pri importe jasné, o akú informáciu ide ("Osobné číslo", "Meno", "Priezvisko"). Pri importe si vyberiete, ktorý stĺpec z importného súboru zodpovedá ktorej položke z GIRITONu.

Vzory importných súborov na stiahnutie nájdete tu.

TIP: Odporúčame najskôr vykonať import Personalistiky, aby ste následne mohli ku konkrétnym zamestnancom priraďovať ďalšie dáta. Import môžete vykonať sami alebo nám zaslať vyplnený importný súbor.

Automatický import z SQL databázy

HR dáta je možné importovať aj automaticky cez Plánovanú úlohu s názvom Import z SQL databázy. Stačí si nastaviť pripojenie do SQL databázy, definovať dáta na spárovanie pomocou SQL dotazu a nastaviť automatické nahrávanie. Do GIRITONu tak možno automaticky synchronizovať HR dáta z ERP, účtovného alebo mzdového systému v prípade, keď má takýto systém dáta uložené v SQL alebo MDB databáze.

Detailný návod nastavenia nájdete v našom článku Import z SQL databázy.