Workflows

Workflows sa používajú na zjednodušenie práce so HR systémom, aby bolo všetko čo najviac zautomatizované.

Ku každej agende môžete pridať rôzne workflows. Môžu to byť tlačidlá, ktoré vyzvú používateľov na pridanie rôznych údajov do agendy, alebo pripomenutia výročia prostredníctvom e-mailových správ.

Pomocou tlačidiel môžete napríklad vyzvať nových zamestnancov, aby vyplnili chýbajúce údaje v Personalistike, alebo požiadať konkrétnych vodičov, aby vyplnili stav tachometra vozidla v agende Evidencia vozového parku.

Pripomienky slúžia na včasné informovanie o blížiacom sa výročnom dátume vami zvolenej udalosti. Napríklad v agende Evidencia vozidiel môžete nastaviť pripomienku na dátum konca technickej kontroly vozidla alebo v agende Evidencia majetku sa vám bude hodiť pripomienka, ktorá vás bude informovať o blížiacom sa výročí hodnoty v políčku Dátum konca záruky.

Vďaka pripomienkam sa včas dozviete o udalostiach jednotlivých záznamov v HR agendách a môžete si aktivovať aj prepojenie s Kalendárom.

Nastavenia workflow - tlačidlo

Nastavenie workflow môžete vykonať v Menu používateľa (vaše meno vľavo hore) - Správa - Vlastné agendy - ľubovoľná agenda - karta Workflows - záložka Základné.

Základné

Na tejto karte pridáte novú workflow a určíte spôsob autentizácie adresáta a doručenia správy.

  1. Pridanie nové workflow sa dá vykonať jednoducho kliknutím na zelené tlačidlo + Pridať a výberom ponuky Požiadať používateľa o doplnenie údajov.
  2. Označte čerstvo vytvorenú workflow a zadajte jej názov. Názov je totožný s textom, ktorý sa zobrazí na tlačidle vo vybranej agende.
  3. Spôsob autentizácie určuje, ako príjemca overí svoju totožnosť.
  • Účet GIRITON - ak má príjemca vytvorené prihlasovacie údaje do GIRITONa, po obdržaní e-mailovej výzvy zadá svoje prihlasovacie údaje do GIRITONa, aby mohol vyplniť požadované údaje.
  • E-mail alebo SMS - ak príjemca nemá vytvorené prihlasovacie údaje, bude sa musieť pred vyplnením údajov overiť prostredníctvom e-mailu alebo SMS.

  1. Príjemca automaticky vyberá pre konkrétny záznam v agende konkrétneho adresáta. Príjemcu vyberiete pomocou tzv. výrazov, ktoré zodpovedajú jednotlivým poliam v agende.

    Ak je napríklad v agende pole s názvom Priděleno užívateľovi, ktoré sa vzťahuje na konkrétneho užívateľa, potom vyberiete výraz record.pridelenoUzivatelovi.

  2. E-mail/Telefón podľa vybratého výrazu vyberte, kam sa má workflow príjemcovi odoslať.

PRÍKLAD: V Evidencii vozového parku je vytvorené pole Prideleno užívateľovi, v ktorom sa ponúka všetkých zamestnancov. V nastaveniach workflow v poli Príjemca vyberiete výraz pre pole Prideleno užívateľovi (obrázok 1).

Ak vyberiete vozidlo pani Novakovej a potom stlačíte tlačidlo workflow (obrázok 2), systém automaticky vyhľadá kontaktné informácie práve pani Novakovej (obrázok 3).

  1. Expiruje za sleduje stanovené obdobie. Ak sa pripomienka v tejto lehote nedokončí, odosielateľ bude informovaný o jej expirácii.
  • Upozorniť odosielateľa po dokončení - odošle oznámenie odosielateľovi po dokončení údajov príjemcom.
  • Upozorniť odosielateľa na zlyhanie - odošle oznámenie odosielateľovi, ak príjemca odmietne vyplniť údaje.

Políčka agendy

Tu vyberiete, ktoré východzie políčka chcete, aby príjemca vyplnil. Nové pole pridáte kliknutím na ikonu +.

Môžete vybrať, či je pole povinné alebo nie. Pred odoslaním konkrétnej pripomienky je možné polia pridávať, odstraňovať alebo upravovať počas workflow.

Text e-mailu

V texte e-mailu je možné nastaviť celé znenie vrátane použitia výrazov, tzv. identifikátorov.


Môžete napríklad vytvoriť jednu univerzálnu správu, ktorá sa bude prispôsobovať menu, dátumu, názvu vozidla a ďalším premenným v e-maile.

Aby mohol príjemca doplniť požadované informácie, je vždy potrebné do textu e-mailu pridať výraz {{url}}. Tým sa v e-maile vygeneruje automatický odkaz. Po kliknutí naň sa príjemca overí zvolenou metódou a následne vyplní požadované polia.

Pred samotným odoslaním pripomienky je možné text upraviť počas workflow.

Po dokončení nastavení môžete workflow spustiť kliknutím na vytvorené tlačidlo v danej agende a jednotlivé atribúty pred odoslaním ďalej upraviť.


Nastavenia workflow - pripomienka výročia

Nastavenie workflow je možné urobiť v Menu používateľa (vaše meno vľavo hore) - Správa - Vlastné agendy - ľubovoľná agenda - karta Workflow - záložka Základné.

Základné

Na tejto karte sa nastavuje sledovaná osoba a konkrétne pole s dátumom.

  1. Pridanie nového workflow možno vykonať jednoducho kliknutím na zelené tlačidlo + Pridať a výberom ponuky Pripomienka výročia záznamu vlastnej agendy.
  2. Označte si novo vytvorené workflow a zadajte ich názov.
  3. Do poľa s dátumom vyberte názov poľa, ktoré bude workflow sledovať, napr. „STK platná do“. Ak takéto pole ešte nemáte, pridajte ho v nastavení Políčok agendy, viď odkaz tu.
  4. Do poľa s osobou vyberte pole, ktorým v danej agende sledujete konkrétneho zamestnanca. Ak je záznam danej HR agendy cez nejaké pole agendy naviazaný na užívateľa z personalistiky (napr. v Evidencii vozidiel na poli „Pridelené užívateľovi“), potom môžete workflow nastaviť tak, aby sa užívateľovi odoslal e-mail na e-mailovú adresu, ktorú má nastavenú v Personalistike.

PRÍKLAD: Chcete odoslať upozornenie o vypršaní platnosti technickej kontroly 30 dní vopred.

Názov: Blížiaci sa dátum STK

Typ podmienky: Časová podmienka

Poľa s dátumom: STK platné do

Poľa s osobou: Zamestnanec

Podmienka

V tejto záložke si môžete vybrať čas alebo periódu, po ktorom sa bude oznámenie opakovať.

  1. Perióda znamená, počas akého obdobia sa má workflow opakovať.

Opakovanie možno ďalej nastaviť na

- vždy, tj. po uplynutí každej periódy,

- raz, tj. workflow sa odošle len raz.

  1. Upozorniť vopred umožňuje presne nastaviť, kedy sa má workflow spustiť.

PRÍKLAD: Chcete odoslať upozornenie na končiacu platnosť technickej kontroly vozidla s 30-dňovým predstihom.

Perióda: 2 roky

Opakovanie periódy: Vždy

Upozorniť: 30 Deň vopred

Príjemcovia

Tu môžete nastaviť príjemcov, ktorým sa má vytvorená pripomienka poslať na e-mail.

Ako príjemca môže byť vždy použitá len jedna z týchto možností.

Teda systém odošle pripomienku výročia záznamu

  • užívateľovi, ktorý je v tejto agende nastavený v políčku Pole s osobou viď vyššie
  • len osobám s požadovanými oprávneniami
  • osobám so značkou

Nastavenia oprávnenia + osoby so značkou nie je možné kombinovať.

Ak chcete odoslať pripomienku výročia ľuďom s určitými oprávneniami, ale chcete vylúčiť len konkrétne osoby, potom im v Personalistike priradíte značku a nastavíte workflow tak, aby sa na túto značku nevzťahoval.

PRÍKLAD: Chcete odoslať upozornenie o uplynutí platnosti technickej kontroly vozidla s 30-dňovým predstihom. Tento workflow sa odošle len ľuďom, ktorí majú oprávnenie na úpravu vlastnej agendy Vozový park, ale nevzťahuje sa na pána Novotného, ktorý má značku neodesilat_emaily

Zaslať osobám s oprávnením: Agenda Vozový park - úprava záznamov

Netýka sa osôb so značkou: neodesilat_emaily

Zahrnuté osoby

Táto karta je aktívna len vtedy, ak ste na karte Základné nastavili políčko Poľa s osobou.

Na tejto záložke si môžete nadefinovať záznamy HR agendy, ktoré pomocou políčok Poľa s osobou poukazujú na užívateľov zo stredísk alebo značiek tu nastavených. Tieto záznamy budú uvedené v rámci workflow.

PRÍKLAD: Chcete odosielať pripomienky k výročiu dátumu nástupu zamestnancov z centra Kancelár. Informácie by mali prichádzať len od vedúceho kancelárie, ktorý má značku veduci_kancelare.

Na záložke Príjemcovia: Zasielať e-mailom osobám so značkou veduci_kanceláre

Na záložke Zahrnuté osoby: stredisko Kancelár

Workflow je možné nastaviť na záznamy danej HR agendy:

  • pridelené osobám z konkrétneho strediska alebo viacerých stredísk
  • pridelené osobám s konkrétnou značkou alebo značkami

Pokiaľ chcete, aby workflow sledoval záznamy priradené ľuďom v konkrétnom stredisku, ale chcete vynechať len konkrétne osoby, ktoré sú tiež v tomto stredisku, potom týmto osobám priradíte značku v Personalistike a nastavíte, aby sa značka netýkala workflow.

Správa stredísk je tiež v agende Personalistika.

Text e-mailu

V texte e-mailu je možné nastaviť plné znenie e-mailu, a to vrátane použitia výrazov, tzv. identifikátorov.

Môžete tak napríklad vytvoriť jednu univerzálnu správu, ktorá sa bude prispôsobovať menu, dátumu, adrese, názvu vozidla, koncu kontroly STK a iným premenným v e-maile. Zamestnancom či nadriadeným tak vždy príde správa s aktuálnymi informáciami.

Výrazy (identifikátory) možno ďalej použiť aj na automatické vyplňovanie dokumentov alebo tlačových zostáv. Venujte prosím pozornosť najmä kapitole Ďalšie pokročilé funkcie pri práci s políčkami.

Príklady využití workflow s pripomienkami

Evidencia majetku

  • Informovanie o blížiacom sa konci záručnej doby
  • Plánovaná revízia

Evidence uchádzačov

  • Blížiaci sa termín pohovoru
  • Dátum nástupu alebo ukončenia pracovného pomeru zamestnanca
  • Plánované školenie

Lekárske prehliadky

  • Dátum plánovanej lekárskej prehliadky

Vozový park

  • Blíži sa termín technickej kontroly
  • Plánovaná revízia vozidla

Viac informácií o HR agendách nájdete v tomto článku.