Agenda Evidencia vozového parku
Automaticky vytvorená agenda Evidencia vozového parku je miestom, kde sa nachádzajú všetky informácie o vozidlách firmy. Poskytuje nielen prehľad, ale aj monitorovanie a pripomínanie dôležitých údajov alebo ponúka tlačové formuláre, ktoré sa automaticky prispôsobia konkrétnemu vozidlu.
Vzhľad a obsah agend môžete ďalej upravovať podľa potreby.
Zadajte vozidlá do systému
V agende Evidencia vozového parku kliknite na tlačidlo Pridať a zadajte požadované údaje.
- Ak v poli Značka nenájdete požadovanú značku, jednoducho vpíšte novú značku a stlačte kláves Enter. Prípadne ju môžete pridať medzi ponúknuté tagy v Menu používateľ (vaše meno vľavo hore) - Správa - Vlastné agendy - Evidencia vozového parku - karta 2 Políčka agendy - Pole Značka - Hodnoty.
V poli Pridelené užívateľi sa ponúkajú všetci užívatelia, ktorí sú zadaní v agende Personalistika.
Ak tu ešte nemáte užívateľov, môžete ich pridať ručne alebo hromadným importom.
- Ďalej sa vypĺňajú všetky dôležité dátumy, ako je koniec platnosti povinného zmluvného poistenia, STK, lekárne a iné. Odporúčame tieto dátumy vyplniť, pretože GIRITON ich potom bude môcť sledovať za vás vďaka nižšie uvedeným upozorneniam.
- Pole Aktívné sa používa na zobrazenie konkrétneho vozidla v mobilnej aplikácii Moja dochádzka. Toto je relevantné len v prípade, že klient používa HR systém GIRITON aj GIRITON Dochádzka.
TIP: Ak ste už vytvorili evidenciu vozidiel, napr. v súbore Excel, je možné ich hromadně importovať priamo do systému. Import môžete vykonať sami alebo s pomocou našej technickej podpory. Vzorový importný súbor a postup importu nájdete tu.
Integrácia Služobných ciest z Dochádzkového systému do Vozového parku HR systému
Ak ste už naším klientom a používate Dochádzku GIRITON, pravdepodobne využívate aj možnosť evidencie Služobných ciest, vozidiel, počtu najazdených kilometrov a ďalších údajov.
Po zapnutí HR systému sa automaticky:
- u dochádzkovej aktivity Služobná cesta sa aktivuje prepojenie na karte 4 Ostatné, teda Menu Používateľ - Dochádzka - Dochádzkové aktivity - Služobná cesta - 4 Ostatné
- Všetky SPZ, ktoré sú už zaregistrované pre existujúce Služobné cesty, sa vytvoria ako nový záznam v Evidencii vozového parku
- v mobilnej aplikácii Moja dochádzka sa budú ponúkať len vozidlá, ktoré majú zapnuté pole Aktívne, takže si jednoducho môžete skontrolovať, ktoré vozidlá sú ľuďom ponúkané pri zadávaní Služobnej cesty prostredníctvom aplikácie.
Pokiaľ je v mobilnej aplikácii zadaná hodnota do poľa Aktuálny stav tachometra, toto číslo sa taktiež vyplní do Evidencie vozového parku - pole Aktuálny nájazd kilometrov [km].
Ak chcete automaticky prepísať informácie z agendy Služobné cesty do inej agendy alebo iných polí, môžete zmeniť nastavenie v Menu používateľ - Dochádzka - Dochádzkové aktivity - Služobné cesty - karta 4 Ostatné.
Notifikácie
GIRITON umožňuje automatické odosielanie notifikácií po splnení nastavenej podmienky. Môžete si nastaviť vlastné notifikácie alebo použiť vopred pripravené notifikácie. V systéme sú vopred vytvorené nasledujúce oznámenia, ktoré vás upozornia na vybrané udalosti:
Blíži sa garanč. prehliadka vozidla (počet najazdených kilometrov)
notifikácia sa posiela 1 000 km pred nastavenou hodnotou v poli Garančná prehliadka pri [km], bez ohľadu na nastavený dátum platnosti samotnej garančnej prehliadky
Blíži sa garanč. prehliadka vozidla (dátum)
oznámenie sa zasiela 30 dní pred termínom pole Garančná prehliadka do
Blížiaci sa termín STK
notifikácia sa posiela 30 dní pred termínom pole STK platná do
Blíži sa termín výmeny lekárne
notifikácia sa zasiela 30 dní pred termínom pole Lekáreň platná do
Blíži sa termín výmeny diaľničnej známky
notifikácia sa zasiela 30 dní pred termínom pole Diaľničná známka do
Blíži sa termín výmeny oleja
notifikácia sa odošle 1 000 km pred nastavenou hodnotou v poli Ďalšia výmena oleja pri [km].
Notifikácie sú nastavené tak, aby sa odosielali všetkým osobám s príznakom notifikovatVozovyPark .
Značku môžete priradiť v Personalistike na karte 1 Základné. Príjemca obdrží notifikáciu na e-mailovú adresu zadanú v poli E-mail pracovný na karte 2 Kontakt.
TIP: Nastavte upozornenie na pole Aktuálny nájazd [km]. Notifikácia Vás potom upozorní, keď sa blížite k limitu najazdených kilometrov, napr. 15 000 km, aj keď od poslednej garančnej prehliadky ešte neuplynul rok.
Tlačové zostavy a dokumenty
Evidencia vozového parku už obsahuje dokumenty, ktoré môžete generovať priamo pre konkrétne vozidlo. Ak už máte firemné formuláre, môžete ich pridať do systému, aby sa tiež automaticky vyplnili.
Pri predávaní vozidla zamestnancovi môže byť užitočný Protokol o prebratí vozidla do užívania.
Chystáte sa vyslať zamestnancov do zahraničia? Potom si môžete vygenerovať dokument Potvrdenie o použití služobného vozidla pri zahraničnej ceste.
Kto môže nahliedať do Evidencie vozového parku?
Ak ste administrátorom účtu, môžete si prezerať a upravovať všetky agendy. Prístup k agende Evidencia vozového parku môžete spravovať pomocou oprávnení Agenda Evidencie vozového parku - Prehliadanie záznamov a Agenda Evidencie vozového parku - úprava záznamov.
Pozrite si aj ďalšie agendy.